Monter un encan
Plus bas, vous trouverez tous les détails et conseils pour livrer le matériel demandé au montage de l'encan ainsi que pour maximiser vos résultats
Modules d'Encan Disponibles
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Si ce n’est déjà fait, nous vous conseillons d’aller visiter 4-5 encans différents que nous avons mis en ligne. Cela vous donnera une meilleure compréhension de notre plateforme et des divers options mises à votre disposition pour vous aider à maximiser vos profits.
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Prolongement
Commanditaires
Ajout Vidéo
Multi-Fermetures
Don/Tirage/Achat Immédiat
Gestion par Équipes
Modules optionnels pour votre encan - 100$+txs chacun
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Prolongement d’un (des) item à l’encan si une mise est placée dans la dernière minute de l’encan
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Idéal pour les articles ayant une grande valeur
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Google Analytics intégré
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Statistiques en temps réel des personnes sur le site
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Multi-Fermeture​
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Idéal pour les encans de 80 articles et plus
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Possibilité de fermer une série de lots à différents moments avec compte à rebours intégrés
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Classement par Équipe
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Regroupement de certains items par Équipe pour créer une compétition interne et des rapports par équipe
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Permet d’obtenir des rapports de ventes indépendants
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Module de Vidéo
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Intégration avec Youtube dans la fiche descriptive de l’Article
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Possibilité d’avoir un vidéo sur la page d’accueil dans la bannière
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À Remettre Signature Pro
Les 3 choses à remettre à Signature Pro pour la création de l’encan - 5 jours ouvrables avant la livraison du lien d'encan
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Réponses aux 10 Questions
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Bannières
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Fichier Excel de vos lots à l’encan
Délais de livraison de l’encan (5 jours ouvrables)
Lorsque nous aurons obtenus ces 3 éléments (Réponses aux 10 Questions, Bannières, Fichier Excel de vos lots à l’encan) nous nous engageons à vous remettre le squelette de votre encan en 5 jours ouvrables.
Vous n’aurez par la suite qu’à faire glisser vos photos sur chacun de vos items pour les ajouter, à faire vos modifications et/ou ajouts de dernière minute et votre encan sera prêt!
Exemple du 5 jours ouvrable
Si le lancement de votre encan est le 16 juin et que vous désirez avoir le lien 2 jours avant le lancement soit le 14 juin afin d'insérer vos photos et réviser le tout, il faudra nous envoyer les réponses aux questions, les bannières et le fichier bien rempli le 7 juin au plus tard
Réponses aux questions
Ceci est le point de départ central. Sans ces réponses, Signature Pro ne peut rien préparer sur votre encan.Voici un exemple de réponses bien répondues et de réponses incomplètes et/ou mal détaillées
** À noter que si votre encan est bilingue, il faut donner les réponses pour la version francophone et pour la version anglophone.
1. Nom de l'encan
Le nom ce doit d'être concis autant que possible
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Bonne réponse : Encan JMM pour les enfants
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Mauvaise Réponse : Encan JMM pour les enfants fondé en 1983 et venant en aide aux enfants défavorisés partout au Québec
2. Confirmez votre URL de l’encan
Le URL doit être le plus court possible, il ne peut pas contenir d'accent, d'espace, de lettres majuscules, de caractères spéciaux
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Bonne réponse : http://jmm.encanpro.ca
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Mauvaise Réponse : http://.EncanJMMpourlesenfantsduQuébec.encanpro.ca
3. La date et l'heure d'ouverture de l'encan
La date à laquelle vous voulez lancez, l'heure n'est pas obligatoire.
4. La date et l'heure de fermeture de l'encan
La date à laquelle vous voulez fermer l'encan. Nous déconseillons fortement de fermer un encan dépasser 21h afin de maximiser vos profits et rendre l'expérience la plus agréable possible pour vos donateurs
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Bonne réponse : 25 mai 20h
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Mauvaise Réponse : 25 mai minuit
5. Confirmez que vous acceptez que SP prenne les paiements pour vous
La majorité des fondations utilisent le compte Stripe de Signature Pro, si c'Est votre cas, simplement nous confirmer par un ''oui''.
Si jamais vous préférer utiliser votre propre compte Stripe, à noter que nous aurons besoin d'avoir les clé Stripe au moins 10 jours avant la livraison du lien d'encan afin de pouvoir effectuer un test de paiement et ainsi s'assurer que le compte est bien lié à votre encan et que les fonds y seront versés. Important que les clés soient envoyé dans un courriel afin de pouvoir effectuer un copier/coller et non avec une capture d'écran. Voici ou trouvez vos codes Stripe :
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Sur la page d'accueil de votre Stripe, cliquez sur ''Développeurs'' en haut à droite
Ensuite, dans le menu à gauche, cliquez sur ''Clés API''
Pour finir, vous n'aurez qu'à nous faire parvenir vos deux clés (publique et secrète) en effectuant un copier/coller
6. Explication de la manière dont vous remettrez les lots aux participants
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Pour un encan 100% virtuel uniquement en ligne
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Informez les acheteurs si ils doivent vous rejoindre ou des délais dans lesquels vous allez les contacter
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Donnez toujours une personne contact de votre organisation : Nom, Courriel et Numéro de téléphone de votre organisation
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Bonne réponse : Vous serez contacté par un membre de la fondation dans les 5 jours ouvrables suivant la fin de l'encan afin de prendre les arrangements pour la récupération de votre (vos) item(s). Il sera possible de ramasser aux bureaux de la fondation sur rendez-vous à parti du 29 mai. Nos bureaux sont situés au :
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1359 4e avenue,
Montréal, H7R 5N8
Sinon, vous pourrez opter pour une livraison dans la grande région de Montréal, frais en sus.
Pour toutes questions, contactez :
Mileena Brind'amour : mbrindamour@jmm.ca 514 555-0110
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Mauvaise Réponse : Récupération à nos bureaux
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Lors d’un encan lors d’un événement
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Informez les gens qu’ils pourront ramasser sur place
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Pour les gens ayant quitté plus tôt ou misant de la maison
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Donnez toujours une personne contact de votre organisation : Nom, Courriel et Numéro de téléphone de votre organisation
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Bonne réponse : Si vous êtes présent le soir de l'événement, les items pourront être ramassé à la table d'encan et ce, 15 minutes après la fermeture de celui-ci. Si vous devez quitter avant la fin de l'encan ou n'étiez pas des nôtres cette année, vous serez contacté par un membre de la fondation dans les 5 jours ouvrables suivant la fin de l'encan afin de prendre les arrangements pour la récupération de votre (vos) item(s). Frais de livraison en sus. Pour toutes questions, contactez :
Mileena Brind'amour : mbrindamour@jmm.ca 514 555-0110
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Mauvaise Réponse : Récupération sur place
7. Adresses Postale des participants
Il est possible d'exiger que les participants entrent leur adresse postale afin de compléter leur compte, simplement répondre par un ''oui'' ou un ''non''. Voici les avantages et les désavantages à cette option :
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Avantage – Vous aurez les coordonnées et complètes et pourrez émettre les reçus de dons dans le cas échéant
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Désavantage – Cela ralenti un peu le processus d’inscription des participants lors d'un événement
8. Désirez-vous que votre encan soit publicisé sur les médias sociaux de Signature Pro
Nous vous offrons de partager votre encan sur nos média sociaux, infolettres, etc. afin d'augmenter la visibilité de votre encan et, possiblement, aller chercher plus de miseurs pour votre encan. Le tout est sans frais! Il suffit de nous répondre par un ''oui'' ou un ''non''
9. Code QR - Voulez-vous en obtenir un gratuitement
Cette option est fortement recommander lorsque l'encan est sur place afin de facilité l'accès à l'encan pour vos invités
10. Si applicable, voulez-vous envoyer l'encan aux participants de votre dernier encan?
Lorsque cette option est sélectionné, un frais de 0.025$/SMS est appliqué à votre encan pour couvrir les frais SMS supplémentaires. encourus. Ceci étant dit, nous conseillons fortement de conserver votre liste de participants d'année en années pour vous bâtir un bassin de miseurs et ainsi, augmenter vos fonds amassé. Le frais reste minime à comparer au potentiel de mises supplémentaires, et donc de fonds supplémentaire que vous pouvez aller chercher. De plus, le tout facilite l'expérience pour vos donateurs.
Par exemple : un encan standard qui aura envoyé 2500 SMS aura un frais de 64.68$
Fichier Excel
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Veuillez remplir le fichier excel « Liste d’items clients à remplir Électronique » et nous le retourner. Nous ajouterons ainsi vos lots à l’encan dans les 5 jours ouvrables.
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Si vous voulez que la description des items soit bilingue, remplir également la traduction anglophone sinon laisser la case vide.
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Lire la ligne 4 dans le fichier excel pour plus d’explications sur comment remplir le fichier excel
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Nous retourner ce fichier bien complété pour que nous puissions l’importer tel quel dans votre encan. Si le fichier est mal rempli nous ne pourrons pas bâtir l'encan et le délai du 5 jours ouvrable débutera lorsqu'il sera renvoyé dûment rempli
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Une seule version pourra nous être envoyée et nous travaillerons qu’avec cette version
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Vous devez utiliser le fichier ‘’2023 Liste d’items client à remplir Électronique‘’ obligatoirement.
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Tout autre fichier n’est pas compatible avec notre plateforme
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Vous pourrez apporter des modifications ou ajouter des items vous-même plus tard directement dans la plateforme
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Le fichier vous à été envoyé par courriel mais revoici une copie :
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Bannières
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Format PNG
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Si votre encan est bilingue, vos bannières peuvent être bilingues ou vous pouvez faire une version francophone et une version anglophone
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Carrousel de bannières vous permettant d’en mettre de 1 à 5 différentes
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Un URL (http://) peut être ajouté pour chacune des bannières si l’usager click la bannière (facultatif)​
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SVP nous envoyer également un logo en PNG de votre Fondation / Organisme
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Vous n’avez personne pour faire votre bannière?
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Consultez notre service de créations de bannières pour que nous en préparions une pour vous (Frais de 50$+txs en sus). Cliquez sur le bouton ci-bas pour voir les différents modèles de bannières personnalisable à disposition​​
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Dimensions pour les bannières
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Bannière pour PC
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Format de 1500 pixel de large par 392 pixel de haut
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Bannière pour Mobile (Cellulaire et Tablette)
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Format de 600 pixel de large par 500 pixel de haut
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Facultatif
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Bannière pour Affichage sur écran géant (Optionnel – La bannière mobile peut aussi être utilisée)
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Format de 750 pixel de large par 750 pixel de haut
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IMPORTANT
Les accès ADMIN à votre encan vous seront remis 5 jours ouvrables après l’obtention de toutes ces informations. Si vous voulez tout revérifier ou ajouter/modifier des articles à l’encan, calculez le temps nécessaire entre votre remise du matériel requis à l’équipe Signature Pro et la date de la mise en ligne de l’encan!
Voir le tableau plus haut
Pour accéder plus rapidement à votre outil de gestion de l’encan
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Votre graphiste tarde à vous remettre les bannières?
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Vos documents partent à l’impression et vous aimeriez avoir le code QR pour accéder à l’encan rapidement?
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Vous souhaitez être le plus indépendant possible et ajouter vous-même le plus de lot dans la plateforme de l’encan?
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Aucun problème. Simplement avertir votre gestionnaire de projet, lui remettre les 10 questions complétées et en 5 jours ouvrables le projet sera débuté. Vous pourrez faire parvenir bannières et fichier excel plus tard (si applicable) et le travail sera complété dans les 5 jours ouvrables suivant.
Après la livraison du lien d'encan
Création et Accès au lien d'admin
Après vous avoir livré le lien d'encan, votre gestionnaire d'encan vous demandera de vous créer un compte. Une fois que ce sera fait, il pourra vous donner votre accès admin qui vous permettra d'ajouter vos photos, ajouter/modifier un item, etc.
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Voici un vidéo tutoriel vous montrant comment accéder à votre encan en tant qu'admin une fois votre accès créer :
Ajout de vos photos
Voici la méthode simple pour ajouter vous-même vos photos dans votre encan. Ne nous envoyez aucune photo au départ. Vous pourrez glisser chacune de vos photos (vous pouvez en mettre plus d’une par lot) sur chacun de vos lots. Le tout se fait très facilement et surtout rapidement.
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Les photos doivent être en JPG (les photos PNG risquent de faire un fond noir)
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Il n’y a aucun format ou grandeur de photo à respecter
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Évitez les photos étirées à l’horizontal ou la vertical
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Pour les clients désirant une uniformité dans leurs photos
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Le format idéal pour la consultation sur cellulaire est de 500 pixel de large x 600 pixel de haut (optionnel)
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Le format idéal pour la consultation sur ordinateur est de 650 pixel de large x 430 pixel de haut (optionnel)
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Voici un vidéo tutoriel montrant comment ajouter vos photos :
Ajout d'items après l'envoi du fichier Excel
Il arrive que vous receviez de nouveaux items après la date de remise du fichier Excel de vos lots ou que vous devez apporter certaines modifications à vos descriptions. Soyez sans crainte, vous pourrez ajouter ou modifier ces items à l’encan plus tard! N’envoyez pas de seconde version du fichier excel, elle ne pourra pas être utilisée. Vous pourrez alors ajouter manuellement vos nouveaux items en quelques clics! La procédure est extrêmement simple! Si vous ajoutez un article à l’encan, mais que vous ne le voyez pas, vérifiez si l’option ‘’caché cet article’’ est activée ou désactivée. Dans tous les cas, votre gestionnaire de projet pourra vous accompagner dans cette étape.
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Voici un vidéo tutoriel montrant comment ajouter/modifier des items :
Après la fermeture de l'encan
Paiement
Les clients devront entrer leur carte de crédit lors de leur première mise et les paiement passeront automatiquement à la fermeture
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À noter que aucun paiement ne peut être pris avant la fermeture complète de l'encan
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Si vous décidez de vouloir prendre tous vos paiements directement par vous-même, vous devrez communiquer avec votre gestionnaire de projet pour lui envoyer vos clés Stripe (Voir question #5 plus haut)
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Vous pouvez également prendre les paiements directement sans compte Stripe cependant vous ne pourrez pas passer les traiter via la plateforme
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Rapports brut dans la plateforme et Factures
Vous pourrez accéder aux rapports brut accessibles dans la plateforme via votre accès admin. Le rapport des profits est accessible tout au long de l'encan en temps réel et les autres rapports sont produits automatiquement à la fermeture de celui-ci. Vous pourrez consulter les rapport suivants :
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Tous les articles : Rapport comprenant tous les articles (vendus et invendus)
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Articles remportés par les clients : Rapport des ventes divisées par client avec les coordonnées pour chacun d'eux
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Paiements : Rapport des paiements fait dans la plateforme avec les dates pour chacun
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Profit : Rapport des profits brut de l'encan
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Articles à prix fixe : Rapport des ventes d'items en achat immédiat (S'il y a lieu)
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Dons à prix fixe : Rapport des dons fait en tant qu'item en achat immédiat (S'il y a lieu)
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Don : Rapport de tous les dons fait en don interne
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Groupes de Fermeture : Rapport des ventes divisées par groupe de fermeture (S'il y a lieu)
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Vous aurez également accès aux factures qui sont générées automatiquement par la plateforme à la fin de l'encan. Vous pourrez voir les facture payées et non payés s'il y a lieu et les sortir pour impression en ordre alphabétique si désiré.
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Voici un vidéo tutoriel sur les rapports et les factures :
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Résultats et Remise des fonds
L'encan est considéré comme clos une fois que tous les paiements auront été complétés. Une fois le dernier paiement fait, nous nous engageons à vous livrer le fichier des résultats final dans un maximum de 10 jours ouvrables par courriel. Vous pourrez valider le tout et nous envoyer un spécimen de chèque avec que nous puissions vous verser les fonds amassés grâce à l'encan
Maximisez vos résultats
Notre but à toujours et sera toujours de vous aider à aller cherche le plus de fonds possible grâce à votre encan. Voici donc quelques moyens d'optimiser votre encan et pouvant améliorer l'expérience de vos clients ainsi que les fonds récoltés!
Ajouts d'items SP sans risque
Signature Pro peut ajouter des items spéciaux de notre collection à l’encan, sans aucun risque pour vous et avec un potentiel d’augmenter vos profits! Parlez à votre gestionnaire de projet le genre d’items et le fonctionnement de cette option qui est mise à votre disposition selon le forfait choisi. Nos clients font habituellement entre 500$ et 5000$ de profits avec nos articles pour les soirées en présentiel.
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L'ajout d'item augmente votre potentiel de fonds amassés comme le profit sur ces items vous revient, ça ajoute un plus dans la diversité du choix offert à vos invité en offrant des items de collections améliorant ainsi leur expérience et, le tout est sans risque comme les items non vendus retourne en inventaire sans frais bien sur! Jamais un item ne sera vendu sans que des fonds soient versé à la fondation.
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Exemple :
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Montage autographié par Guy Lafleur - Mise maison de 350$ et Première mise de 375$
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Si vendu à une seule mise :
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375$ - 350$ = Profit brut de 25$ pour la fondation​
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Si vendu à 750$
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750$ - 350$ = Profit brut de 400$ pour la fondation​
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Obtention de dons - sans frais de service
Pour augmenter vos profits, vous pouvez demander à vos client des dons via la plateforme d’encan. Voici les options qui s’offrent à vous
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Don externe
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Le client est redirigé vers votre page ou il pourra faire un don
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Don interne
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Le client pourra faire un don dans la plateforme pour votre organisation
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Don interne sous forme de lot
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Le client achètera un lot, que vous aurez créé, et qui représentera un don sous forme d’achat
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Exemples :
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Achetez du matériel scolaire pour un élève dans le besoin pour une année @ 150$
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Offrez une nuit de répit pour une famille dans le besoin @ 200$
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Les frais de cartes de crédit Stripe de transaction sont les seuls qui s’appliquent
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Voici des exemple d'encans ayant récolté des dons via la plateforme :
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Articles en achat immédiat
Vous possédez plusieurs exemplaires d’un article et aimeriez le mettre sur la plateforme d’encan à un prix fixe? C’est possible et cela sans coût additionnel. Seuls les frais de votre entente s’appliquent.
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Voici des exemples d'encan ayant vendus des items en achat immédiat :
Billets de tirage ou Moitié/Moitié
Bien que la plateforme d’encan ne puisse pas générer automatiquement un tirage, vous pouvez modifier un item et /ou vos bannières et ainsi vendre des billets de tirage ou moitié/moitié
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Voici des exemples de comment il est possible de l’afficher avec l’encan
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Vous devrez ensuite extraire les données dans un fichier Excel et procéder vous-même à votre tirage ou demander l’aide de votre gestionnaire de projet
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Tarification : 80$ pour la mise en place et 5% des ventes
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À noter que les paiements pour les billets de tirage et/ou moitié/moitié ne seront pris seulement qu'à la fermeture de l'encan
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Voici des exemples d'encan ayant vendus des billets :
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Envoi de SMS à vos anciens participants
Vous avez déjà fait un encan avec nous et aimeriez que tout vos anciens participants reçoivent un SMS les invitant à miser à nouveau? Non seulement c’est possible, nous vous le conseillons énormément. Cela augmentera assurément le nombre de mises et ainsi votre profit. Simplement répondre à la Question 10 de ‘’ Réponses aux 10 questions’’ au haut de la page. Le frais reste minime pour le potentiel de mises supplémentaire pouvant être engendré (0.025$/SMS)
Exemple : ​
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Un SMS envoyé à 200 personne couterait ainsi 5$
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Un encan ayant envoyé 2485 SMS aura un frais de : 62.13$
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Grâce à cette option, vous pouvez vous bâtir une banque de donnée de donateur grandissante d'année en année!
Items en vedette
Il est possible d'identifier des items dans l'encan comme des ''articles vedettes''. Les items identifiés comme tel, apparaitront dans le haut de l'encan en surbrillance avec une étampe étoilée. C'est une bonne façon de promouvoir un item particulier et/ou prestigieux ou de donner de la visibilité supplémentaire à un de vos donateurs. Vous pouvez également effectuer une rotation en mettant plusieurs items vedettes et faire une rotation à tous les jours par exemple.
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Voici des exemples d'encan ayant utilisé la fonction :
Onglets informatifs
Sur chaque page d'encan vous trouverez des onglets dans le haut de la page. C'est onglets sont utiles pour passer de l'informations diverse et améliorer l'expérience clients en leur donnant le plus d'informations possible sans alourdir leur expérience. Nous en créons toujours pour vous, des onglets de bases en quelques sortes tel que ''Récupération des items'' ''Trucs & Astuces'' ''Règlements de l'encan''. Ceci étant dit, il vous est toujours possible d'ajouter un ou plusieurs onglets personnalisés, que ce soit pour parler de la fondation et sa mission ou bien pour remercier vos commanditaires.